Logiciel de facturation électronique pour TPE et start-up : organisation et outil à prévoir
Toutes les entreprises sont concernées par la réforme de la facture électronique française, et cela dès 2026, du moins pour la gestion des fournisseurs. Il ne s’agit pas de générer une facture au format PDF. Ce serait trop simple ! Dans ce cas, la plupart d’entre vous auraient déjà la solution.
La réforme comporte de nombreux enjeux réglementaires, avec des sanctions à la clé. Elle demande de multiples analyses avant le choix de l’outil et de son paramétrage. Quel portail ou quelle plateforme retenir pour respecter l’obligation de circulation de vos données de facturation ? Comment déployer les bonnes solutions malgré les faibles ressources disponibles en interne ? Voici les sujets abordés dans cet article, dans l'optique d'adopter un logiciel de facturation électronique en TPE, PME et start-ups industrielles.
Préambule sur les idées reçues en matière de facture électronique
La réforme française poursuit un but fiscal (lutter contre la fraude à la TVA), mais pas seulement. Elle s’insère dans une évolution mondiale des entreprises vers la transformation digitale. L’étape de 2026 et 2027 va bien plus loin que d’émettre des factures sous une forme électronique. En outre, d’autres changements interviendront ensuite, car les flux intracommunautaires et l’export sont pour l’instant exclus du périmètre.
La facture électronique de 2026 n’est pas une facture PDF
Trop d’idées reçues circulent encore sur la réforme. La réglementation est claire : une facture est électronique uniquement si toutes les étapes sont électroniques, émission, transmission, réception et archivage. En outre, les textes imposent des formats spécifiques (UBL, CII, Facture-X…) et des mentions obligatoires, ainsi que des modalités et durées de conservation non négligeables.
La facture électronique de 2026 n’est pas une facture envoyée par mail
Les clients et fournisseurs professionnels ne sont plus autorisés à échanger directement leurs factures. Même les TPE et start-ups doivent choisir une solution pour la dématérialisation de leurs flux d’achats, voire de ventes, avant septembre 2026.
En effet, chaque professionnel assujetti à la TVA doit adopter une des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) immatriculées auprès de l’administration fiscale. Le gouvernement a supprimé le futur portail public de facturation (PPF) ainsi que le statut d'opérateur de dématérialisation (OD). C’est ce qu’annonce le communiqué de presse du ministère de l’Économie le 16 octobre 2024.
À compter de septembre 2026, aucun client ne pourra recevoir les factures au nouveau format électronique directement de ses fournisseurs. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront émettre les factures de vente selon cette réglementation. Donc, pour les recevoir, impossible pour leurs clients d’attendre la pièce dans leur boîte mail par exemple. Se posera également la question du traitement de ces formats UBL, CII ou Factur-X dans les systèmes informatiques du client, ainsi que leur archivage.
La réforme de la facturation électronique va plus loin que les flux de factures entre entreprises
L’administration fiscale devra recevoir également les factures émises par les entreprises et à destination des professionnels français assujettis à la TVA. En outre, les textes prévoient un volet appelé e-reporting, en complément de l’e-invoicing (les factures), pour toutes les opérations de vente hors champ de la facture électronique :
- ventes aux non-assujettis français, dont les particuliers ;
- ventes à l’export ;
- ventes au sein de l’Union européenne.
Ces aspects viennent accroître encore davantage la difficulté de mise en place de ces nouvelles obligations autour de la facturation électronique.
Pourquoi la réforme de la facturation électronique constitue-t-elle un projet complexe aux enjeux réels ?
Au vu de toutes ces obligations légales qui arrivent, vous percevez l’ampleur des changements dans les entreprises. La complexité réside dans le besoin de coordination des flux électroniques dans et hors de l’entreprise, entre clients et fournisseurs, ainsi qu’avec l'administration fiscale.
Les sanctions en cas de non-conformité des factures électroniques
Toutes ces exigences techniques viennent complexifier la prise en main du sujet en TPE et start-up. Qui dit règles et conformité fiscale, dit existence de pénalités en cas de non-respect des textes. Être prêt à temps pour éviter les surcoûts financiers. En effet, le retard ou défaut d’émission de l’e-reporting ainsi que des formats de factures non conformes peuvent générer des amendes en cas de contrôle fiscal. Voilà un des enjeux de la réforme.
Voici les sanctions prévues :
- amende forfaitaire de 15 euros par facture, plafonnée à 15 000 euros par année civile, pour tout non-dépôt au format requis ;
- amende forfaitaire de 250 euros par e-reporting, plafonnée à 15 000 euros par année civile, pour non-respect de l’obligation de transmission à l'administration fiscale.
Les enjeux d’une gestion d’entreprise qui table sur la dématérialisation
Être au point pour la réforme n’est pas une option. En outre, le passage du papier au digital comporte de nombreux bénéfices. Ils méritent de relever le défi sans reporter au dernier moment. La gestion des flux de factures dématérialisées améliore la circulation de l’information et son traitement.
Tout va plus vite et les gains financiers sont réels. Le coût de traitement se réduit en moyenne de 50 % à 75 % par rapport au papier, comme le détaille la fiche pratique sur le site entreprises.gouv.fr. Ces aspects méritent de se lancer sans attendre le dernier wagon de 2026. En outre, vous évitez le stress et le manque de disponibilité des prestataires informatiques. De nombreuses étapes peuvent tout à fait s’anticiper dès maintenant.
Logiciel de facturation électronique : un déploiement complexe sans ressources internes
C’est probablement le plus compliqué pour la TPE ou la start-up industrielle : qui se charge d’analyser le projet ? De choisir la solution PDP ? De déployer les processus, réaliser les paramétrages et les tests ? En l’absence de ressources extensibles et formées, la facturation électronique vient ajouter une couche de pression sur les équipes en place. Elle accroît les défis rencontrés par les PME et TPE.
Le choix d’un logiciel de facturation électronique inclus dans un ERP métier
Pour les petites structures du type TPE, ou celles qui débutent, les start-ups, le projet de facturation électronique peut apparaître comme un vrai pari, une gageure, au vu des faibles ressources internes disponibles. Aussi, la solution consiste à adopter des outils informatiques complets qui intègrent nativement la gestion de la facture électronique. Même en start-up industrielle, l’ERP nous semble nécessaire.
Externaliser le déploiement de la réforme de la facture électronique ou pas
D’une part, la réforme s’avère plus complexe qu’il n’y paraît de premier abord. D’autre part, la start-up ou TPE industrielle présente rarement la structure suffisante pour l’analyse, le choix et les paramétrages de logiciels.
Confier ce travail à un prestataire spécialisé, comme un acteur en dématérialisation, c’est aussi dépendre d’un tiers. Cela conduit également à devoir concevoir de nouveaux ponts informatiques entre les applications existantes et le logiciel de facturation électronique. Dès lors que la réglementation évolue en France, quelle réactivité montrera ce prestataire ?
Pourtant, ces petites entreprises ont tout intérêt à externaliser, alors comment s’y prendre ?
L’ERP avec module de facturation électronique intégré : la solution pour TPE et start-up industrielle
La voie qui nous semble la plus saine consiste à adopter un module de facturation électronique inclus dans un ERP industriel. Les petites structures de production, tout comme les sous-traitants, y trouvent toutes les fonctionnalités en mode tout-en-un. Elles disposent d’une solution pour toute la gestion quotidienne, comptable comme opérationnelle. Le logiciel de facture électronique correspond ici à un module au sein du progiciel. L’ERP gère à la fois les données comptables, la trésorerie, les ventes ou les achats. S’y ajoutent aussi les stocks, la production, la logistique, etc. Vous accédez à tous les documents électroniques en ligne. Ils se partagent et s’archivent en toute sécurité.
En plus de ces avantages pour la gestion, le déploiement s’opère avec une analyse complète des flux et des besoins, sans dissocier la facture électronique du reste. L’intégration du logiciel de facture électronique dans l’ERP constitue une occasion de déployer des processus performants pour toute la supply chain. C’est aussi un moyen d’améliorer la relation fournisseur comme client.
Au-delà de son caractère obligatoire, la réforme de la facturation électronique constitue une réelle opportunité pour les petites entreprises et start-up industrielles de moderniser leurs processus. Néanmoins, elle comporte des défis techniques majeurs à ne pas négliger au moment de choisir son partenaire. Avec notre logiciel Fortee, ERP Cloud spécialement conçu pour le secteur industriel, nous vous proposons de relever les défis de la croissance, tout en vous accompagnant pour tous les changements de votre marché comme des réglementations. Nous avons noué un partenariat avec Esker, agréé plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). C’est la garantie d’accompagner dans la durée les entreprises, avec une conformité permanente, même si la réglementation évolue. Envie d’en savoir plus ? Programmez votre démo avec un de nos experts.