Qu’est-ce que la sous-automatisation ?
Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, qui évolue rapidement, il y a peu de place pour les anciennes méthodes de travail. Particulièrement pour les entreprises en croissance. Vos clients attendent plus, tout comme vos employés.
Malgré les avantages de la technologie tel que l’ERP Cloud peut apporter il existe encore des milliers d'entreprises en France qui sont réticentes ou incertaines sur la manière de se libérer des processus sous-automatisés.
Mais qu’est-ce que la sous-automatisation ? Et votre entreprise est-elle coupable de traîner des pieds sur le chemin de la modernisation ?
Définir la sous-automatisation
La sous-automatisation survient lorsque les entreprises s’appuient sur des technologies obsolètes et déconnectées.
Exemples de sous-automatisation
- Une saisie manuelle de données : Les entreprises ont fortement recours à la saisie manuelle de données pour des tâches comme la gestion des commandes, le suivi des stocks ou la gestion des informations clients.
- Des processus basés sur les documents papier : Les entreprises utilisent encore des méthodes basées sur des documents papier pour des opérations importantes telles que la facturation, les bons de commandes ou les feuilles de temps des employés.
- Une communication fragmentée : Les entreprises dépendent de canaux de communication distincts comme des e-mails, des appels téléphoniques et des réunions physiques sans système centralisé et automatisé pour rationaliser et avoir une traçabilité de la communication.
- Des systèmes cloisonnés : Différents départements ou groupes d’une entreprise utilisent des systèmes et des outils non connectés. Cette méthode entraîne des pertes d’efficacité, des doublons et des défis en matière de collaboration ou de partage de données.
- La gestion manuelle des stocks : Les entreprises s’appuient sur l’utilisation de méthodes manuelles telles que les inventaires physiques des stocks ou la saisie manuelle pour la gestion des stocks.
L’impact de la sous-automatisation
En réalité, les systèmes hérités et les outils d'automatisation de la charge de travail sont non seulement difficiles à gérer, mais ils manquent également de capacités d'intégration avec d'autres outils et plateformes. Par conséquent, ils sont souvent utilisés de manière isolée par rapport à d'autres systèmes plus établis au sein de l'entreprise. Cela conduit à des transferts manuels entre des activités automatisées déconnectées à court terme, tandis qu'à long terme, les entreprises peuvent être confrontées aux problèmes suivants :
- Une main d'œuvre sous-utilisée : Les systèmes obsolètes démotivent les employés, en particulier les jeunes travailleurs qui préfèrent les solutions logicielles plus ergonomiques. L’automatisation permet un travail plus efficient et moins monotone et améliore la satisfaction des employés.
- Un service clientèle inadapté : Un manque de connectivité entre les canaux, l’équipe de service client et le personnel de l’entrepôt peut compromettre la qualité du service client, ajoutant ainsi une pression supplémentaire sur les équipes de support client.
- Des rapports inexacts et un processus de prise de décision : En l’absence de données intégrées de tous les départements alimentant des outils de reporting, la prise de décision devient lente et peu cohérente. Les équipes ne parviennent pas à établir des liens clairs entre leurs efforts et les lacunes éventuelles.
- La stagnation de la croissance : Les opérations peuvent persister mais la dette technique causée par des solutions temporaires et des correctifs s’accumule. Moins de temps est dédié à l’innovation et à la croissance, tandis que davantage de temps est consacré à résoudre les obstacles causés par les différents flux de travail des équipes.
Surmonter les obstacles
De nombreuses entreprises qui dépendent du traitement manuel perçoivent à tort l’automatisation comme un luxe qu’elles ne peuvent pas se permettre ou pour lequel elles n’ont pas le temps. Cependant, cette mauvaise conception les freine seulement, les entreprises fortement automatisées étant six fois plus susceptibles d'atteindre une croissance du chiffre d'affaires d'au moins 15%. La mise en œuvre de l’automatisation peut générer un retour sur investissement pouvant atteindre jusqu’à 200% dès la première année, principalement grâce aux économies générées par une main-d'œuvre plus efficace.
Les avantages de l’automatisation
- Se concentrer sur des tâches significatives : L’automatisation libère les entreprises et les employés pour se focaliser sur des tâches utiles et gratifiantes.
- Rationaliser les processus de recrutement : Les entreprises en croissance rapide requiert des processus de recrutement efficaces et l’automatisation comble le fossé entre les exigences du poste et des ressources disponibles.
- Trouver des gains rapides : Identifiez les opportunités d’automatisation qui peuvent sembler impossibles jusqu’à ce qu’un fournisseur expérimenté vous montre le chemin. Ces gains « rapides » peuvent considérablement améliorer votre efficacité.
- Mise en œuvre progressive : L’automatisation ne doit pas nécessairement être mise en œuvre d'un seul coup. Elle peut être déployée progressivement, ce qui permet de gérer les coûts et de satisfaire les parties prenantes.
- Libérez le potentiel de vos données : L’automatisation fournit des données précieuses pour l’entreprise, souvent aussi importantes que les économies et les gains d’efficacité obtenus. Exploitez ces données pour prendre des décisions éclairées.
Préparer votre entreprise pour l’avenir
Atteindre une croissance en tant que PME est difficile sans la mise en place de bons outils. En plus de suivre les transformations numériques, les entreprises doivent faire face à la pénurie de personnel, à l’augmentation des coûts et aux tensions mondiales. Consolider les efforts d’automatisation, fournir à votre équipe une capacité de gérer ses responsabilités dans des environnements hybrides sans intervention manuelle permettra à votre entreprise de poser les bases de la croissance et de l’innovation !
Êtes-vous prêt à franchir le pas vers l’automatisation ?