Projet ERP agile et facile : nos conseils à destination des TPE et startups
Le choix d'un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) est une étape clé pour toute entreprise industrielle, qu'il s'agisse d'une start-up ou d'une petite entreprise déjà établie dont le carnet de commandes ne cesse de s'étoffer. C'est un signe de réussite et doit être un signal de questionnement : l’entreprise a atteint le point où ses processus de gestion et de production sont devenus trop complexes pour être gérés manuellement et il est temps pour elle de structurer ses données.
Parmi les signes qui montrent que l’organisation est mûre pour le déploiement d’un ERP, nous pouvons citer le fait que les employés passent trop de temps à (re) saisir des données et à rechercher des informations, ou que la traçabilité ne peut être garantie. L’autre indicateur qui ne trompe pas, est la difficulté à livrer les commandes à temps et en totalité (OTIF), et un volume de liquidités immobilisées dans les stocks trop important. Si ces anomalies ne sont pas rapidement corrigées, la satisfaction des clients, le chiffre d'affaires et les marges en pâtiront et l’entreprise sera rapidement dépassée par la concurrence d’autres acteurs industriels plus structurés.
C'est la raison pour laquelle un ERP n'est pas seulement un "must have" mais un élément essentiel pour toute entreprise industrielle en Suisse aujourd'hui. Bien que la direction soit généralement consciente des avantages qu'un progiciel de gestion peut apporter une fois qu'il est opérationnel, elle reste toutefois hésitante à se lancer. En tête de liste de leurs préoccupations figure le coût du logiciel, le temps nécessaire pour que le personnel s'habitue à son utilisation et les perturbations organisationnelles qu'il pourrait engendrer. Les dirigeants craignent parfois que leur ERP mette trop de temps à produire de la valeur, ou qu'il devienne une erreur coûteuse parce que mal ou peu utilisé par les employés de leur entreprise.
La méthodologie classique d'un projet ERP et ses pièges
Ces craintes ne sont pas infondées, car une mise en œuvre standard d'un ERP sur site est complexe et comporte de nombreuses inconnues.
Bien avant le déploiement du logiciel, la sélection d'un fournisseur, la préparation d’une expression de besoin et l'organisation des démonstrations des différents systèmes prennent beaucoup de temps. Personne ne veut être responsable du choix d'un ERP qui ne répondra pas aux besoins de l'entreprise, car il est acquis qu’un ERP est destiné à être en place pendant une décennie ou plus.
De nombreux projets de mise en œuvre sont aussi connus pour avoir échoué. Certaines marques internationales ont connu des problèmes, mais le risque est encore plus grand pour les petites entreprises, qui ne disposent pas des budgets nécessaires pour absorber les coûts, ni de l'expertise informatique pour résoudre les problèmes techniques.
Selon un rapport de McKinsey, pas moins des trois quarts des transformations ERP ne parviennent pas à rester sur la bonne voie, et deux tiers ont un retour sur investissement négatif. Cela peut être attribué à :
- Des objectifs et des résultats mal alignés : Les parties prenantes ne partagent pas la même vision et ne se comprennent pas.
- Une mauvaise gestion de projet : Le manque d'expérience dans la gestion des projets informatiques.
- Un manque de concertation Business/IT : mauvaise gestion des modèles d’exploitation, des données et des droits d’accès.
- Un manque de focus sur la valeur attendue : Des objectifs mesurables et des livrables sont nécessaires pour mesurer la réussite d’un projet ERP.
- Un déploiement avec la méthode Waterfall : Cette approche signifie que le projet peut prendre plus de temps pour apporter de la valeur.
Ce dernier point est un point important. Les chefs de projet suivent généralement une méthode dite Waterfall (en cascade) pour la mise en œuvre, en réalisant chaque étape du projet de manière séquentielle avant de passer à la suivante. Tout retard ou goulot d'étranglement au cours de ces phases peut ralentir le délai de livraison global, ce qui est perturbateur et coûteux pour toute entreprise.
Il peut se passer plusieurs mois ou années avant de sélectionner le “bon” fournisseur, et entre six et 18 mois pour déployer un nouvel ERP. Ensuite, il peut encore s'écouler deux ou trois ans avant que les entreprises n'en voient les réels avantages.
Tant que le logiciel n'est pas opérationnel, l’entreprise peut se trouver ralentie dans sa croissance et dans l’incapacité de répondre efficacement à certains enjeux et aux opportunités qui se présentent à elle. De plus, des événements extérieurs et l'évolution des besoins de l'entreprise peuvent faire que le projet n'atteigne pas ses objectifs initiaux.
Déploiement itératif et agile d’un projet ERP : les clés pour y arriver
Les problèmes associés à la méthodologie classique de déploiement d’un ERP expliquent pourquoi un nombre croissant de responsable de projets sont attirés par des méthodologies plus incrémentales, pour les projets de mise en œuvre de logiciels, y compris le déploiement d'un ERP.
Celles-ci impliquent une approche itérative de la réalisation d'un projet tout au long de son cycle de vie. Les cycles de vie itératifs ou agiles sont composés de plusieurs étapes progressives vers l'achèvement d'un projet. Les approches itératives sont fréquemment utilisées dans les projets de développement de logiciels pour promouvoir la vélocité et l'adaptabilité, car l'avantage de l'itération est que vous pouvez vous adapter au fur et à mesure plutôt que de suivre un chemin linéaire.
"L'un des objectifs d'une approche agile ou itérative est de dégager des bénéfices tout au long du processus plutôt que seulement à la fin. Au fond, les projets agiles doivent présenter des valeurs et des comportements centraux orientés sur la confiance, la flexibilité, et la collaboration. "
L'utilisation de la méthode agile dans la gestion de projet fait suite à son application quasi-universelle dans le développement de logiciels, où les projets sont divisés en sprints - avec des équipes interfonctionnelles travaillant en collaboration pour construire, développer, tester et livrer le produit dans un délai donné. Si la méthode agile est devenue la norme dans le développement de logiciels, c'est parce qu'elle permet d'accroître la productivité et la qualité, de réduire les délais de mise sur le marché et d'augmenter le retour sur investissement. Il est important de noter qu'elle permet également aux équipes de réagir rapidement au changement.
Vous entendrez peut-être l'expression "échouer rapidement" en rapport avec la méthode agile. Bien que l'idée de l'échec ne soit pas quelque chose que vous souhaitez envisager dans le cadre d'un projet, l'idée est que vous avez la liberté d'essayer quelque chose de différent à petite échelle avec un risque minimal pour déterminer si cela fonctionne ou non.
Le lien entre lean et agile
Même si vous ne connaissez pas grand-chose au développement de logiciels, le terme "Agile Manufacturing" vous est peut-être familier. Il présente de nombreuses similitudes avec le Lean, comme l'utilisation efficace des ressources, mais il existe également des différences importantes.
Alors que le Lean vise à réduire les déchets, la production agile ou agile manufacturing, consiste à les utiliser plus intelligemment pour obtenir le résultat souhaité. Les entreprises qui adoptent des pratiques de fabrication agile sont également bien placées pour mieux réagir aux changements du marché et prévoir la demande avec précision, ce qu'elles peuvent faire en utilisant un ERP flexible.
Argumenter en faveur d'une mise en œuvre rapide de l'ERP
De plus en plus d’intégrateurs d'ERP préconisent une méthodologie plus agile pour une mise en œuvre rapide. Celle-ci est particulièrement bien adaptée aux startups ou petites structures qui ne peuvent se permettre des temps d’implémentation longs et mobilisateurs de ressources internes.
Le logiciel ERP Fortee a été développé pour les petites entreprises pour répondre aux besoins de nombreux secteurs industriels qui produisent en flux poussés, tirés ou encore à l’affaire. Sa philosophie et son architecture moderne dans le Cloud permettent une mise en œuvre plus rapide et plus simple que les ERP classiques.
Comme nous l'avons vu, le déploiement de systèmes traditionnels sur site reste soumis à de nombreuses incertitudes en raison des coûts initiaux et du temps nécessaire à la mise en service. Toutes demandes complémentaires que ce soit de formation, de paramétrages, de corrections auront pour conséquence de rallonger la facture et les délais. Contrairement à certains grands acteurs, les petites entreprises et startups ne peuvent pas se permettre ces dépassements de budget et de planning.
Nous pensons qu'un logiciel ne doit pas nécessairement être difficile à mettre en œuvre. Une solution prête à l'emploi tout en restant paramétrable, basée sur le cloud peut offrir toutes les fonctionnalités clés dont vous avez besoin pour démarrer et fournir un retour sur investissement presque immédiatement.
Les projets de mise en œuvre les plus réussis impliquent des équipes internes qui travaillent en collaboration avec leur intégrateur de manière agile, afin d'être opérationnels rapidement et de commencer à obtenir des résultats.
Et si au lieu de passer par de multiples démonstrations avant d'acheter, vous sélectionniez un package peu coûteux sans engagement dans le temps, et formiez votre personnel à son utilisation dès le premier jour d’installation. Si vous vous rendez compte par la suite que cet ERP n'est pas fait pour vous, vous n'aurez pas perdu beaucoup de temps à le mettre en œuvre et vous pourrez mettre à profit cette expérience dans vos futurs projets informatiques.
Un fournisseur, disposant d'une méthodologie de mise en œuvre rapide éprouvée, peut vous guider et conseiller tout au long du processus de mise en œuvre, afin que chaque équipe travaille aussi efficacement que possible. Pour vous aider à démarrer, nous avons compilé les conseils suivants, basés sur l’expérience de travail avec les petites entreprises industrielles.
Conseil 1 : Collaboration avec votre fournisseur
Nous l'avons déjà mentionné, mais c'est l'un des facteurs de réussite les plus importants, surtout si vous n'avez pas les moyens de vous payer une gestion de projet ou des consultants informatiques coûteux. Une communication assidue tout au long de la phase de sélection et lors de la mise en œuvre est un des facteurs clés de réussite dans tout projet ERP.
Profitez des étapes de démonstration pour découvrir comment les fonctionnalités standard du logiciel peuvent soutenir votre activité, et si elles peuvent être configurées d'une certaine manière pour en faciliter l'utilisation.
Des séances de coaching personnalisées avec votre fournisseur vont lui permettre de comprendre vos processus et votre stratégie actuels, ainsi que vos besoins futurs, et pas seulement ceux liés à l'informatique.
Il se peut par exemple que vous envisagiez d'acheter une machine d'une valeur de 2 millions de francs suisses pour votre usine, ce qui repousse votre calendrier d'investissement dans l'ERP ; nous en tiendrons compte dans la feuille de route du projet. Vous pouvez aussi vouloir mettre en œuvre une version plus "basique" du logiciel pour commencer à améliorer les processus, en vue d'ajouter des fonctionnalités à l'avenir. N'ayez pas peur de vous appuyer sur les experts, qui pourront vous guider vers la prochaine étape de vos plans, même s'ils changent.
Conseil n° 2 : nommez un promoteur interne
Tout grand projet, même s'il est conçu pour être sans impact majeur, implique des changements, ce qui peut être générateur de stress pour l'ensemble de l'équipe. Il se peut que les gens soient simplement préoccupés par les perturbations que ce changement pourrait causer dans leurs taches au quotidien, ou par le fait de devoir s’adapter rapidement à un nouveau fonctionnement sur un nouveau système. Parfois, la résistance est due au fait que certains employés craignent que ces logiciels conçus pour automatiser certains processus ne mettent leur utilité voire leur poste en danger.
Tout comme la communication avec votre intégrateur est essentielle, il est également important de tenir les employés informés et d'être sensible à leurs doutes et questions.
La désignation d'un promoteur interne du projet est courante et présente des avantages, non seulement dans le cadre de méthodologie agile, mais aussi pour toute une série de projets et de méthodes de gestion du changement, y compris les méthodes lean et Six Sigma. Cette personne peut être un membre de l’équipe de direction, tel qu'un directeur financier, mais il peut également s'agir d'un cadre opérationnel qui connaît parfaitement le fonctionnement de l'entreprise et de ses opérations quotidiennes. Même une petite entreprise a besoin d'une personne qui prenne les choses en main et démontre pourquoi le logiciel est nécessaire en "vendant" en interne ses caractéristiques, et en soulignant les problèmes qu'il peut résoudre. Il doit être à l’écouter de questions de chacun et remonter toute perturbation à l’équipe projet.
Conseil 3 : Formez votre équipe progressivement avec notre méthode “Starter”
Une des raisons pour lesquelles les équipes peuvent être réticentes à accepter le changement est qu'il les éloigne de leur travail quotidien. Elles savent qu'elles doivent être formées au nouveau système ERP, mais dans les petites entreprises, qui ont des équipes réduites et des personnes multi tâches, une journée de mobilisation pour une formation peut mettre les ressources en stress et générer des tâches opérationnelles à rattraper. Le manque de disponibilité des employés vis-à-vis de la formation et du logiciel lui-même est l'une des raisons pour lesquelles des projets de mise en œuvre d'un ERP n'atteignent pas leurs objectifs.
Une approche agile de la formation, en revanche, permet de résoudre ces problèmes, en veillant à ce que chacun puisse tirer le meilleur parti du logiciel de manière efficace en termes de temps.
En dispensant une formation par tranches de deux heures, avec un suivi d'une heure la semaine suivante, le personnel peut intégrer de manière échelonnée les principes fondamentaux et les processus clés du logiciel et les mettre en pratique au fur et à mesure. Ils peuvent commencer modestement par la création des clients, puis par la saisie des commandes, avant d’attaquer des fonctionnalités plus avancées de création des données techniques ou de planification de la production. Ce fonctionnement itératif permet de tester les compétences et de fournir un rapide retour d'information, tout en veillant à ce que le logiciel commence à produire des résultats rapidement.
Bien entendu, il va sans dire qu'un logiciel ERP facile à utiliser encouragera toujours son adoption et sa promotion par le personnel, et réduira au minimum les besoins de formation.
Étape 4 : Effectuer des tests et des améliorations en continu
En mettant en œuvre et en déployant votre système ERP avec notre méthode “Starter”, vous pourrez commencer à mesurer le retour sur investissement immédiatement, sans la longue phase de validation que l'on observe habituellement avec des méthodologies plus traditionnelles.
C'est là qu'une bonne communication avec votre fournisseur est à nouveau essentielle. Il doit être facile et rapide pour vos équipes de pouvoir s’adresser au service client de l’intégrateur pour poser une question, suggérer une amélioration dans les phases de montée en compétence.
Comme nous l'avons mentionné précédemment, le retour d'information réel permet d'améliorer le logiciel. Le fait de recevoir ce retour d'information tout au long de la mise en œuvre, plutôt qu'à la fin, permet aux clients de bénéficier d'un produit en constante amélioration.
Conseil n° 5 : réfléchissez à votre évolution et adaptez votre feuille de route
Une rétrospective ou retour d’expérience, est organisé à la fin de chaque phase d’apprentissage du projet pour donner aux équipes l'occasion de réfléchir à ce qui s'est bien passé, à ce qui n'a pas marché et afin de déterminer la prochaine phase et l’objectif à atteindre. Plutôt que de tout évaluer en fin de projet, il est ainsi possible d’apporter des améliorations continues pendant que le projet est encore en cours, ce qui réduit le risque d'échec de sa mise en œuvre. C'est également l'occasion d'adapter votre feuille de route, en fonction des nouvelles opportunités et des nouveaux défis qui se présentent, et de donner la priorité aux améliorations ou paramétrages qui offriront le meilleur retour sur investissement pour l’entreprise.
Autre recommandation importante, prenez le temps de célébrer les victoires et les succès. Les méthodologies traditionnelles culminant souvent avec un grand jour de lancement appelé “Big Bang” alors qu'une méthode agile privilégie des séries de petites victoires. Travailler pour atteindre ces dernières permet de garder l'œil sur les objectifs des équipes et de les motiver tout au long du projet. Cela ne signifie pas que vous ne devez pas prévoir un événement particulier avec l’ensemble des parties prenantes lorsque le logiciel est pleinement opérationnel.
Conclusion
Les retours d’expérience sur cette méthodologie “Starter” sont particulièrement positifs notamment dans le cadre de déploiement dans des startups ou petites entreprises en recherche d’agilité continue. Elle est la preuve qu’il est possible de démarrer l’utilisation d’un nouveau système ERP sans mobilisation générale des forces vives de l’entreprise.
La méthodologie de mise en œuvre agile de l’ERP SaaS Fortee by ProConcept permet d'obtenir des résultats et des progrès rapides. Elle associe une formation standard à des sessions de conseil personnalisées et itératives qui permettent d'intégrer efficacement vos utilisateurs en utilisant les données de production réelles de votre entreprise, et d'être opérationnel en quelques jours !
Cette expérience doit permettre de lever les doutes des plus réticentes qui pensent toujours qu’un projet ERP est coûteux et douloureux pour une entreprise.
Fortee est une solution ERP moderne basée sur le Cloud de Forterro, développée pour les petits fabricants dans des secteurs clés tels que la métallurgie, l'électronique, la fabrication de machines-outils, la MedTech et autres activités manufacturières.