Choisir le bon fournisseur ERP pour votre petite entreprise industrielle
Les compétences informatiques des petites entreprises industrielles varient en fonction de leur taille et de leurs ressources. Pour beaucoup d'entre elles, la perspective d'un logiciel de gestion d'entreprise (ERP) semblait inaccessible et ces systèmes réservés aux grandes entreprises.
Aujourd'hui, il existe des systèmes ERP abordables spécialement conçus pour les petits fabricants et dotés de fonctionnalités prêtes à l'emploi. Elles permettent par exemple de gérer les tâches administratives répétitives et de créer automatiquement des tableaux de bord pour donner une image claire des performances de l'entreprise.
Préalable : préparation du projet ERP
Avant de commencer votre sélection de fournisseurs, il est judicieux de réunir une équipe de personnes issues de différents domaines de votre entreprise pour créer un document d’expression des besoins, même peu détaillé. Ce document définira vos objectifs et ce que vous attendez de votre futur ERP. La composition de cette équipe dépend de la taille de votre entreprise, elle peut comprendre le dirigeant, le responsable de production, des ventes, des achats ou d'autres fonctions.
1 - Fixer un budget à votre projet ERP
Il existe deux modèles économiques principaux pour vous équiper d’un logiciel. Le premier consiste à investir une somme importante au début pour l’acquisition de licences logiciel et de serveurs physiques sur site (On-Premise) dont vous devrez assurer la maintenance. Le second, dont l'approche est plus récente, vous permet d’avoir le logiciel à disposition en tant que service (SaaS), pour lequel vous souscrivez à un abonnement. Dans ce cas, l’ERP est hébergé sur le cloud et la maintenance logicielle et matérielle, la sécurité et d’autres services additionnels sont pris en charge par le fournisseur.
Le modèle SaaS offre un certain nombre d'avantages par rapport au modèle On-Premise. En plus d'éviter les coûts initiaux élevés, un fournisseur d'ERP SaaS met constamment à jour les caractéristiques, les fonctionnalités et la sécurité du système, afin qu'il réponde à l'évolution de vos besoins et des technologies. Ceci influera directement sur la pérennité de votre système et vous fera réaliser d’importantes économies sur le long terme.
2 – Evaluer la technologie et la pérennité des systèmes ERP
L'ERP basé sur le cloud présente de nombreux avantages par rapport aux systèmes traditionnels hébergés dans vos propres locaux. Cela signifie que vous pouvez éviter :
- d'avoir à payer pour l'installation du logiciel et de ses éléments périphériques
- d'être contraint par un serveur physique : l'ERP en mode SaaS vous permet d'accéder à distance et de manière mobile à vos données, où que vous soyez dans le monde.
- de réaliser des mises à jour logicielles coûteuses : le système SaaS se met à jour et évolue automatiquement.
- d'investir régulièrement dans des serveurs et autres infrastructures informatiques.
Même si votre équipe inclut des compétences informatiques très expérimentées, l'utilisation d'un ERP hébergé dans le cloud élimine les coûts de matériel et d'installation et vous offre une plus grande flexibilité. De plus, vous pouvez vous concentrez sur votre métier, vos produits et vos clients.
Vos données sont également mieux protégées, car les systèmes ERP cloud sont hébergés dans des datacenters dédiés et hautement sécurisés, loin de votre site. Les nouvelles menaces sont surveillées en permanence par des experts en cybersécurité. De même, vos données stockées à distance ne sont pas perdues en cas d'incendie ou de sinistre dans votre usine.
3 - Expertise de l’ERP et de son fournisseur dans votre secteur d’activité
Il existe de nombreux fournisseurs d'ERP mais leur degré de connaissance de des différents métiers industriels varie. Certains déclareront qu'ils sont en train de le développer, mais dans la pratique, ils risquent de ne jamais inclure les fonctionnalités les plus utiles pour vous. Également, vous gagnez du temps et éviter des incompréhensions lorsque vous parlez le même langage.
Bien que l'industrie IT soit souvent portée par l’innovation et la nouveauté, vous aurez besoin d'un fournisseur ayant une solide expérience connaissant vos problématiques pour disposer d’un système efficace et fiable.
Il existe de nombreuses façons d'évaluer les fournisseurs d'ERP afin de déterminer dans quelle mesure ils comprennent le secteur manufacturier. Pour chacun d'entre eux, posez les questions suivantes :
- Depuis combien de temps développent-ils des solutions pour l’industrie manufacturière ?
- Quel serait le délai approximatif de mise en œuvre ?
- Quel est le service client proposé - à la fois au démarrage du projet et dans l’accompagnement sur le long terme ?
- Comment les mises à jour ERP sont-elles gérées ?
- À quoi ressemble la roadmap de leurs produits ?
Demandez également des références de clients. Cela vous permettra, non seulement d'obtenir un retour d’expérience mais aussi de savoir pour quelles industries le fournisseur est le plus expérimenté.
Pour réduire le nombre de partenaires ERP potentiels, structurez au maximum votre process de sélection afin de pouvoir comparer au mieux les propositions de solutions, en particulier lors des démonstrations des logiciels.
4 - Mise en œuvre
Le processus de mise en œuvre peut varier en fonction de votre entreprise et du fournisseur que vous choisissez. Cela influera sur le nombre d'étapes requises et la durée nécessaire.
Cependant, la méthode de gestion de projet utilisée sera déterminante pour procéder à une mise en œuvre fluide et efficace de votre logiciel de gestion.
Un fournisseur proposant une méthode traditionnelle en cascade, selon laquelle l'ensemble du projet est planifié et les étapes sont séquentielles avant un démarrage unique, est plus susceptible de rencontrer des problèmes en cas d’aléas. En effet, de tels événements sont rarement - voire jamais - prévus.
En revanche, un fournisseur mettant en œuvre des projets selon une méthodologie ERP agile se concentre sur des flux unitaires démarrés progressivement, ce qui facilite l'intégration de vos employés et leur permet de se sentir progressivement plus à l'aise dans l'utilisation du système. Également, un projet agile réagit avec plus de souplesse aux événements imprévus. La mise en œuvre de votre ERP sera effective beaucoup plus rapidement, sans être retardée par des éléments mineurs. En conséquence, cela vous garantit un retour sur investissement plus rapide.
5 - Formation et Support
Cette partie est cruciale car un système ERP est pratiquement inutile si les utilisateurs ne disposent pas des connaissances nécessaires pour en tirer le meilleur parti. Un logiciel ERP peut être un outil puissant, capable de faire une énorme différence pour les petites entreprises et startups industrielles. En revanche, s'il est sous-utilisé, même le meilleur logiciel peut devenir une faiblesse pour l’entreprise.
Lorsque vous interrogez vos fournisseurs potentiels et que vous recueillez des informations sur chaque service proposé, assurez-vous de bien comprendre quel accompagnement est proposé :
- Comment les formations initiales et continues sont-elles dispensées ?
- Pendant combien de temps sont-elles disponibles ?
- Que se passe-t-il lorsqu'un nouvel employé rejoint l'entreprise ?
- Comment fonctionne le service support ?
- Est-ce qu’une base de connaissance est disponible ?
Conclusion
En conclusion, chacun des 5 volets présentés ici seront déterminants pour vous assurer d’utiliser un système performant pour votre entreprise dans la durée. Certains critères seront ainsi obligatoires pour vous et d’autres vous permettront de départager différentes offres. Gardez en tête que le fournisseur choisi devra pouvoir vous accompagner durant 5 à 15 ans. Pour savoir s’il sera toujours présent sur le marché, son ancienneté et son assise financière vous donneront des indicateurs précieux.
Fortee est une solution ERP moderne basée sur le Cloud de Forterro, développée pour les petits fabricants dans des secteurs clés tels que la métallurgie, l'électronique, la fabrication de machines-outils, la MedTech et autres activités manufacturières.